Waarom snel ‘afvinken’ iets anders is dan ‘doelen naderen’.
Energie steken in direct realiseerbare en zichtbare dingen kan snel applaus geven, hoeveel effect ze ook hebben. Maar brengen ze je ook dichter bij je doel? Het is best jammer toch om in de haven omringd te zijn door blije mensen omdat ze allemaal aan boord van je schip mogen, maar om verder weg te zinken als gevolg van overgewicht op datzelfde schip?
De zichtbaarheid van voortgang op korte en langere termijn is vaak verschillend. We hebben de neiging om snel zichtbaar resultaat te willen. Als gevolg richten we ons soms op ‘schijnresultaat’ op de korte termijn en verliezen de langere termijn uit het oog. We vinden afgeronde dingen fijn. Dan zijn ze uit ons hoofd en kosten geen energie meer. In veel organisaties worden mensen vooral beloond (met applaus, erkenning, bonussen et cetera) voor korte termijn resultaten. Hun bijdrage aan langere termijn ambities blijft onbenoemd en hun focus ligt er dam ook vaak niet op.
Symboolpolitiek is er misschien wel het bekendste voorbeeld van. Het doel komt er niet perse mee dichterbij maar er kunnen wel snel vinkjes gezet worden. Er wordt een zichtbaar signaal afgegeven aan het publiek; er is actie. Yeah! Zo kun je bijvoorbeeld een veilige wijk volhangen met surveillance camera’s als signaal dat je veiligheid echt wel serieus neemt. Of een notoir windstil gebied volzetten met windmolens om te laten zien dat je reuze milieubewust bent. Vrij zinloos allemaal, ondanks dat dingen op de lijst afgestreept kunnen worden. Een ‘actief bezig’ vinkje zetten is echt iets anders dan een doel bereiken.
Ook kwaliteit op langere termijn sneeuwt soms onder door snel zichtbaar schijnvoordeel. De gemiddelde organisatie vindt het fijn als effecten snel merkbaar zijn, ook als die relatief triviaal zijn. Een aandeel dat vandaag meer waard is, is fijn. Of een kostenverlaging in dit kwartaal. Lekker afvinken die snel zichtbare dingen. Dan hoef jij er tenminste niet meer over na te denken en je hebt een goed verhaal voor in rapportages. De beruchte ‘afvink-manager’ is vaak dol op triviale details; want het gaat iemand om de kwantiteit van wat hij/zij ‘af kan vinken, niet om de kwaliteit van de ingezette middelen en de bereikte resultaten tenslotte.
In je hoofd kun je acties soms ‘afvinken’ en je krijgt er snel applaus voor, maar brengen ze je ook dichter bij je verder weg liggende doel? Laat je niet misleiden door ‘vinkjes’; doelen komen er niet automatisch door dichterbij. Mensen besteden hun tijd soms aan relatief onbelangrijke ‘to-do’s’ die niet per se aan de realisatie van grotere doelen bijdragen. Iemand wordt blij van snel zichtbare acties (weer een vinkje erbij yeah) terwijl doelen geen centimeter dichterbij komen.
Hoe relevant zijn acties voor jouw doel?
Hoe zinvol vinkjes zijn maakt de ‘afvink manager’ niet uit lijkt. Ondertussen blijven dingen die veel verschil kunnen maken voor de realisatie van een doel (maar die lastiger in ‘vinkjes’ te vatten zijn) op een ‘to do’ lijst staan. De conclusie ‘onmogelijk bereikbaar’ wordt dan soms al te snel getrokken.
Er wordt soms veel energie (tijd, budget) gestoken in bijzaken en details. Die zijn vaak makkelijk te veranderen en ‘afvinkbaar’ tenslotte. Maar: een saai verhaal met perfecte grammatica blijft een saai verhaal. Met een stuk schuurpapier verander je een ‘Dertien in een dozijn bouwsel’ niet in een iconisch bouwwerk. Als opdrachtgevers niet blij zijn met de reclame ideën van hun creatieve bureaus, worden soms relatief triviale dingen veranderd. Maar ja, een geestdodend idee waarmee je geen pepernoot meer gaat verkopen, wordt van een ander lettertype ook geen knaller. Details kunnen belangrijk zijn, maar ze garanderen geen resultaat. De vraag is: doe je de goede dingen en vooral de dingen kun je snel kunt afvinken?
Ga je voor kwaliteit en impact, of voor kwantiteit van besteedde uren en middelen?
‘Vandaag heb ik tien dingen afgehandeld’ (hoe relatief onbelangrijk die ook zijn; bijvoorbeeld grasmaaien of je mailbox legen) klinkt lekkerder dan ‘Vandaag heb ik effectief aan één belangrijk doel gewerkt (bijvoorbeeld verkoopverdubbeling of een huis kopen), maar het is voorlopig nog niet bereikt’. Hoe belangrijk die tien ‘afgehandelde dingen’ zijn wordt voor het gemak niet bekeken. De wereld vergaat niet als jij je gras niet maakt of als je mailbox uitpuilt. Het cijfer ‘tien’ blijft echter hangen.
Zo kan het dat bijvoorbeeld veel aandacht en tijd uitgaat naar brainstormen over de nieuwe kleur van het kantoormeubilair, in plaats van naar bijvoorbeeld verkoopverdubbeling, kostenverlaging of efficiencyvergroting. Het punt ‘input leveren over de kleur van de gordijnen’ kan dan lekker afgestreept worden op de ‘to-do’ list tenslotte, dat wel. Dat geldt zowel op zakelijk als op persoonlijk vlak. Wat is meer in jouw belang om je tijd aan te besteden? Dat ‘social media’ bericht maken over de kookkunst van je buurvrouw of een vak, taal of instrument leren? Wat zou een organisatie het meeste opleveren? Gebabbel over de kleur van de gordijnen of een plan om het aantal kopers, donateurs, kiezers of fans te verdubbelen?
‘To-do’ lijsten kunnen overzicht geven. Mensen besteden hun tijd vaak aan relatief onbelangrijke ‘to-do’s’ die je wel snel kunt afvinken (maar die niet per se aan de realisatie van grotere doelen bijdragen). In sommige organisaties wordt het aantal gerealiseerde ‘to-do’s’ bovendien vertaald in waardering en ‘bonussen’. Ondertussen blijven dingen die veel verschil kunnen maken voor de realisatie van een doel (maar die moeilijker en tijdrovender zijn) op de ‘to do’ lijst staan (sommige organisatie omschrijven dit als ‘inspanningsverplichting, geen resultaatverplichting’). Zo kunnen hoofdzaken maar blijven liggen, terwijl minder belangrijke bijzaken en details afgevinkt kunnen worden en relatief veel aandacht krijgen.
Stop je de meeste tijd in de goede dingen?
Onzekerheid vinden we oncomfortabel. Het recente verleden voelt als “bewijs” dat we grip hebben, ook al is dat schijn. We zien trends waar alleen ruis is. Het geeft een gevoel van controle. Of in de woorden van Annie Duke: “We are not good at thinking in probabilities — so we mistake noise for signals. In ‘Thinking in bets’ laat Annie Duke zien dat soms onevenredig veel tijd gestopt wordt in een zeer onwaarschijnlijk (maar als het lukt zeer winstgevend scenario. Maar soms heeft het meer zin om alle tijd en energie te steken in het meest kansrijke scenario.
In organisaties vinden de meer operationele ‘afvinkmanagers’ het vaak fijn als veel details afgevinkt kunnen worden. Meer doelgerichte managers worden soms wanhopig omdat ondanks operationeel ijver het hoofddoel maar niet bereikt wordt. De perceptie ‘onmogelijk’ dreigt soms ten onrechte.
“De olifant blijft te vaak op de to-do lijst staan en dat geeft stress, laat staan dat hij gevangen wordt, mensen zijn te slim om op konijnen te jagen. Verspil je energie niet aan jagen op konijnen als je eigenlijk een olifant wil vangen”
Wat loont meer, aandacht stoppen in kwaliteit of kwantiteit?
Natuurlijk zijn ze beiden nodig, je kunt er alleen niet eentje vergeten. Kwantiteit (aantallen) is vaak makkelijker te meten en makkelijker zichtbaar dan kwaliteit. Als gevolg krijgt het onevenredig veel aandacht. Wat loont meer?
aandacht stoppen in het soort gevangen beesten (bijvoorbeeld leeuwen of olifanten?) KWALITEIT
of in het aantal gevangen beesten (wat het ook zijn en hoe makkelijk ook te vangen; mieren zijn bijvoorbeeld makkelijker te vangen dan olifanten)? KWANTITEIT
Wat kun je hier als organisatie aan doen?
Staar je niet blind op aantallen, kijk zowel naar kwaliteit als kwantiteit.
Vraag je af:
Sturen managers voldoende op het effecten in plaats van het aantal ‘operationele ditjes en datjes’ dat afgehandeld is en waarvoor ze ‘vinkjes’ kunnen zetten?
Worden belangrijke dingen ook goed gedaan (met kwaliteit) of minimalistisch afgeraffeld, maar wel als ‘gedaan’ afgevinkt op de ‘to-do’ list? Het is een keuze, die kun je in ieder geval expliciet maken.
“Most of what we say and do is not essential… Ask yourself at every moment; ‘Is this necessary?”
